A differenza dell’atto pubblico, redatto alla presenza di un notaio o altro pubblico ufficiale che ne attestano l’autenticità, la scrittura privata ha un’efficacia giuridica minore, salvo che contenga alcuni requisiti.
Iniziamo col dire che per “scrittura privata” si intendono sia gli atti bilaterali o plurilaterali come i contratti, le transazioni, gli accordi a vario titolo, sia gli atti unilaterali come le dichiarazioni di debito, le procure, le rinunce, le promesse di pagamento etc..
REQUISITI FORMALI
Anche per la scrittura privata, così come per l’atto pubblico, requisiti fondamentali sono la sottoscrizione e la data e da essi dipende la validità del documento che si vuole utilizzare.
Quanto al primo requisito tutte le scritture private, non autenticate o registrate, hanno efficacia probatoria finchè la parte contro cui la scrittura è prodotta non ne disconosce la sottoscrizione; se, cioè, la parte cui viene chiesto di adempiere quanto dichiarato nella scrittura afferma non essere sua la firma riportata sul documento quella scrittura non potrà essere utilizzata contro di lui.
Non basta, tuttavia, la semplice affermazione di non riconoscere la firma per liberarsi da ogni obbligo; nel giudizio instaurato da chi intende far valere la scrittura privata occorrerà effettuare un formale disconoscimento nel primo atto di difesa, mentre la parte che intende avvalersene potrà chiedere al giudice la verificazione, cioè l’accertamento dell’autenticità e della provenienza tramite scritture comparative.
AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA
Un modo sicuro per evitare qualsiasi contestazione è quello di far autenticare la scrittura dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, che attesti l’apposizione della sottoscrizione sul documento in sua presenza, previa identificazione del soggetto; in tal modo la scrittura acquisterà piena efficacia probatoria, oltre che piena validità quanto al contenuto.
L’altro elemento fondamentale per l’efficacia della scrittura privata è la data; anche in questo caso se il documento non è autenticato la data ivi riportata non avrà carattere di certezza e quel documento non farà piena prova del suo contenuto.
DATA CERTA
Per essere considerata “certa”, infatti, la data di un documento privato deve essere in qualche modo ricollegabile ad un evento certo (come la morte del sottoscrittore o la sua sopravvenuta impossibilità fisica) o ad un atto pubblico che riproduce il contenuto della scrittura; anche la registrazione in pubblici registri (ad esempio presso l’Agenzia delle Entrate, tipico il caso del contratto di locazione) attribuisce certezza alla data.
Altra modalità, poco dispendiosa, per rendere certa la data di una scrittura privata è quella dell’apposizione del timbro postale, mediante spedizione (a se stessi) del documento non imbustato; in tal modo la data della spedizione diverrà data certa anche per il documento.
TIMBRO POSTALE VALIDO
Affinchè, tuttavia, quest’ultima modalità possa essere ritenuta valida occorrono alcuni accorgimenti; a tal proposito con una recente sentenza, la n. 23281 del 5 ottobre 2017, la Corte di Cassazione ha affermato che nel caso di scrittura privata non autenticata può essere ritenuta la certezza della data solo nel caso in cui la scrittura formi un corpo unico con il foglio sul quale è impresso il timbro postale, perché la timbratura eseguita da un pubblico ufficiale equivale ad attestazione autentica che il documento è stato inviato nel medesimo giorno in cui essa è stata eseguita.
E’ bene, pertanto, che il foglio sia unico e non vi siano allegati richiamati; in caso diverso ognuno di questi fogli potrà essere spedito singolarmente, con le modalità anzidette.
P.E.C. E FIRMA DIGITALE
Va detto che gli strumenti informatici oggi disponibili rendono superata l’apposizione del timbro postale; infatti con l’invio della scrittura tramite posta elettronica certificata la ricevuta di avvenuta consegna del documento attesta la data della ricezione del documento.
Allo stesso modo, l’apposizione della firma digitale sul documento inviate a mezzo pec ne garantisce l’autenticità della sottoscrizione, in conformità ai requisiti tecnici previsti per i documenti digitali dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.